Article mis à jour le : 7 juin 2023
Afin de constituer un dossier conforme aux attentes des Universités pour lesquelles vous postuler, des certifications conformes et des apostilles vous sont demandées. Nous vous expliquons tout dans cet article.
Comment réaliser ces formalités
Lors de la constitution de votre dossier papier (après avoir été déclaré admissible) vous devrez nous renvoyer un dossier de candidature papier par université.
Dans ce dossier il est notamment demandé de faire “certifier conformes” et de faire apposer “apostille de la Haye” sur vos documents officiels, relevés de notes, diplômes et certificat de scolarité. Nous vous expliquons ce que cela veut dire et comment procéder.
Qu’est ce qu’un CERTIFIÉ CONFORME ?
La certification conforme consiste à apposer, après comparaison avec l’original, la mention « Vu et certifié – Conforme à l’original qui nous a été présenté » ainsi que les dates et lieu de certification sur la photocopie d’un document.
Pour ce faire, il vous faut vous rendre en mairie avec les originaux et vos photocopies. Un tampon “certifié conforme” y sera apposé (vérifiez bien que le nom de la personne délivrant le certifié conforme soit présent sur le tampon)
Exemple de certifié conforme :
Qu’est ce qu’une APOSTILLE DE LA HAYE ?
L’apostille de la Haye est une formalité destinée à attester de la véracité de la signature et de la qualité de l’auteur du document concerné. Elle se fait par la Cour d’Appel. Ce document est requis pour toutes candidatures dans l’ U.E.
Ainsi, pour faire apostiller vos documents en Cour d’appel vous devrez au préalable faire une demande online.
Pour connaitre la Cour d’appel dont vous dépendez, cliquez sur ce lien : Trouver ma Cour d’appel
Ensuite, deux options sont possibles :
- Vous rendre directement à la Cour d’appel avec vos copies certifiées conformes, sur lesquelles l’apostille sera apposée.
- Envoyer vos copies certifiées conformes par courrier à la Cour d’appel, accompagné du formulaire Cerfa de la demande online, et en joignant une enveloppe pré-timbrée avec votre adresse postale, afin que la Cour d’appel renvoie les documents.
Exemple d’apostille de la Haye :
Nous vous donnons cette liste à titre d'information, mais il est préférable de ne pas anticiper ces démarches si vous n'avez pas encore de candidature ouverte sur Hippocrate.io et si vous n'avez pas encore reçu le mail d'admissibilité de la part des universités.
Suivez les process de votre candidature pas à pas et n'allez faire vos certifiés conformes et vos apostilles uniquement au moment voulu.
Les documents qui devront être certifiés conformes et apostillés sont :
Pour les élèves de Terminale
Document à fournir :
✅ Votre relevé de notes du bac - à envoyer en juillet après les résultats.
Sous quelle forme :
- Portugal : certifié conforme + apostille
- Chypre, Allemagne et Hongrie : uniquement certifié conforme (l'Apostille pour ces trois pays n'est pas nécessaire.)
Pour les élèves repassant le Bac en candidature libre
Document à fournir :
✅ Votre ancien relevé de notes du bac - à fournir au moment de la création du dossier
✅ Votre nouveau relevé de notes du bac - à envoyer en juillet après les résultats.
Sous quelle forme :
- Portugal : certifié conforme + apostille
- Chypre, Allemagne et Hongrie : uniquement certifié conforme (l'Apostille pour ces trois pays n'est pas nécessaire.)
Pour les étudiants déjà bacheliers
Document à fournir :
✅ Relevé de notes du bac - à fournir au moment de la création du dossier
✅ Tous les certificats de scolarité universitaire dont vous disposez - à fournir au moment de la création du dossier
✅ Tous les relevés de notes universitaires depuis l'obtention du bac dont vous disposez - à fournir au moment de la création du dossier
Sous quelle forme :
- Portugal : certifié conforme + apostille
- Chypre, Allemagne et Hongrie : uniquement certifié conforme (l'Apostille pour ces trois pays n'est pas nécessaire.)
NB : Si vos documents viennent d'Internet (par exemple de votre Intranet universitaire), il est fort probable que la mairie refuse de certifier votre document. Il vous faudra d'abord faire tamponner votre document par votre établissement scolaire pour le rendre officiel. Vous pourrez ensuite le faire certifier conforme et apostiller.
Vous n’avez pas encore postulé ?
Déposez votre candidature au plus vite du 1er janvier au 31 mai :
